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为什么提示wps无法打开数据源 wps显示无法打开数据源怎么办

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在职场办公中,wps是用来数据处理的一款常用软件。但有很多新手苦于不会使用软件,其中数据透视表的运用也是较让人头痛的。下面是惠好考试网分享的wps无法打开数据源。供大家参
2019-06-27 07:00:10
WPS技巧 wps 表格如何导入 txt 数据一、 打开 wps, 在菜单栏上执行: 文件--新建空白文档, 接着我们切换到数据选项下, 找到导入数据选项,打开它。 二、在打开的对话框中,有两个选项,第一个是直接打开数据文件,这个可以让我们 导入......
2023-09-26 05:42:37
的是 o ffice20xx 版本与 07 版本相似,03 版本可与 wps 类似 篇三:wps 表格如何导入 txt 数据 wps 表格如何导入 txt 数据 一、打开 wps,在菜单栏上执行:文件--新建空白文档, 接着我们切换到数据选项下,找到导入数据选项,打开它......
2023-09-26 05:42:37
竭诚为您提供优质文档/双击可除 wps 表格取消数据源 篇一:wps 表格使用技巧 wps 表格使用技巧 阅读篇: 1、皮肤―右上角改变皮肤,适应不同人的使用习惯。 2、状态栏点右键―改变状态栏显示内 ......
2023-09-26 05:42:37
使用WPS 表格处理 DBF 文件 一江春水 【期刊名称】《网友世界》 【年(卷),期】2008(000)009 【摘要】当我们双击 DBF 格式的数据库文件时(如果系统中没有安装数据库编 辑软件的话),相信大部分情况下都会提示“Windows 不能打开此......
2023-09-26 05:42:37
【精编范文】wps 导入网页数据-精选 word 文档 本文部分内容来自网络整理,本司不为其真实性负责,如有异议或侵权请及时联系,本司将立即删除!==本文为 word 格式,下载后可方便编辑和修改!==wps 导入网页数据 篇一:wps 表格如何......
2023-09-26 05:42:37
WPS 邮件合并(带批量导入照片)教程 1、准备好合并的图片文件、excel 表格(数据源)、需批量输出的格式文档。 这是我的示例文件,excel 数据源的照片项中的值要与照片文件名一致!!见图三。 .xls 注意!!电子表格文件后缀应为 !! 图......
2023-09-26 05:42:37
WPS表格教程下载:两种解决格式与文件扩展名不一致的方法-办公技能.doc_总结/汇报_实用文档。文章介绍格式与文件扩展名不一致的原因和两种参考方法。用 2007 或 2010 打开.xls 格式的 excel 文件,有时会出现下 面这样的提示:您尝试打开......
2023-09-26 05:42:37
竭诚为您提供优质文档/双击可除 wps 表格插入文档 篇一:wps 表格如何导入 txt 数据 wps 表格如何导入 txt 数据 一、打开 wps,在菜单栏上执行:文件--新建空白文档, 接着我们切换到数据选项下,找到导入数据选项,打开它。 二、在打开......
2023-09-26 05:42:37
教你在表格中设置下拉框 您还在为做表格时,不断的敲打键盘输入“是”或“否” 而犯愁吗您还在部门内部员工管理表格中,不断的(wps 表格 的选项在哪)重复的输入员工姓名而烦躁吗不用着急, wpsoffice 表格的“数据有效性”功能将帮助......
2023-09-26 05:42:37
(如下图) 三、邮件合并: 邮件合并也就是在主文档中插入合并域即将主文档与数据源中 的数据建立连接的过程。邮件合并的方法有两种: 方法 1、您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。 方法 2、还可以使用“邮件合并”任务......
2023-09-26 05:42:37
六、WPS 图表制作流程 图表比数字更加直观。数字表格需要用肉眼去判断比较数值的大小, 而图表则可以在最短的时间内通过图形把数值之间的关系体现出来。 1、图表创建流程: 第一步:图表类型选择 第二步:数据源 第三步:图表选项 实例 1......
2023-09-26 05:42:37
WPS软件邮件合并功能使用 1、打开个案调查表空表,点击引用选项卡,在功能区最右侧点击邮件。2、选项卡最后面出现邮件合并选项,点击功能区的第一项打开数据源。找到Excel数据源点击打开,弹出选择表格对话框,录好的数据是放在Sheet1中,......
2023-09-26 05:42:37
所以我一般使用 WPS 来复制到剪贴板。当然最主要的还是我的程序没有优化导致的。现在,这个程序在我的电脑上运行良好,只用于我的网站导入 WORD 文档之用。对于绝大多数人而言,这个程序无法为他工作, 因为想要使用它,您还得懂点儿编程......
2023-09-26 05:42:37
-100 的作用是让数据系列产生在 y 座 标数据范围之外,从而不显示在图表中影响视线,达到隐藏 作用。 第三步、wps 表格生成基本图表 ①选中辅助区 a8:F12,点击菜单“插入”|“图表”; ②在选择图表类型窗口选择“堆积柱状图”,然后点......
2023-09-26 05:42:37
竭诚为您提供优质文档/双击可除 wps 表格怎么使用去重功能 篇一:wps 表格使用技巧 wps 表格使用技巧 阅读篇: 1、皮肤―右上角改变皮肤,适应不同人的使用习惯。 2、状态栏点右键―改变状态栏显示内容:选择数字的 求和、最 大值、最......
2023-09-26 05:42:37
这里说一下,不用新的 WPS 表格也 是可以的,如果我们想让一个表格更加的完善,也可以选择导入数据。 点击导入数据后,在弹出的导入数据选项中,选择直接打开数据源,然后点 wps 表格导出数据教程_wps 表格导出 pdf wps 表格导出数据教程 ......
2023-09-26 05:42:37
竭诚为您提供优质文档/双击可除 wps,表格中的文字不能紧贴着表格线 篇一:wps 表格出现一个十字虚线打印 a4 纸出来就是两 张的处理办法 wps 表格出现一个十字虚线打印 a4 纸出来就是两张/wps 表格出现两个虚线打印 a4 纸出来就是......
2023-09-26 05:42:37
经常会遇到诸 如填写准考证、毕业证、借阅证和各种各样的工作证(卡) 之类的工作,这些工作如果是一份一份编辑打印,(wps 表格 批量导入图片)虽然每份文件只需修改个别数据,那也够麻 烦的;当然也可以留出空儿来,打印完成后用手工填写......
2023-09-26 05:42:37

电脑操作入门基础知识word word计算机基础知识教程


2023年6月15日发(作者:)

一、把PPT转WORD形式的方法

1.利用"大纲"视图 打开PPT演示文稿,单击"大纲",在左侧"幻灯片/大纲”任务窗格的“大纲”选项卡里单击一下鼠标,按"Ctrl+A"组合健全选内容,然后使用"Ctrl+C"组合键或右键单击在快捷菜单中选择"复制"命令,然后粘贴到Word里。

提示:这种方法会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。

2.利用"发送"功能巧转换 打开要转换的PPT幻灯片,单击"文件"→"发送"→"MicrosoftWord"菜单命令。然后选择"只使用大纲"单选按钮并单击"确定"按钮,等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。

提示: 在转换后会发现Word有很多空行。在Word里用替换功能全部删除空行可按"Ctrl+H"打开"替换"对话框,在"查找内容"里输入"^p^p",在"替换为"里输入"^p",多单击几次"全部替换"按钮即可。("^"可在英文状态下用"Shift+6"键来输入。)

3.利用"另存为"直接转换 打开需要转换的幻灯片,点击"文件"→"另存为",然后在"保存类型"列表框里选择存为"rtf"格式。现在用Word打开刚刚保存的rtf文件,再进行适当的编辑即可实现转换。

4.PPTCon【【微信】】软件转换 PPTCon【【微信】】是绿色软,解压后直接运行,在运行之前请将Word和PPT程序都关闭。选中要转换的PPT文件,直接拖曳到"PPTCon【【微信】】"程序里。单击工具软件里的"开始"按钮即可转换,转换结束后程序自动退出。

提示: 如果选中"转换时加分隔标志",则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。转换完成后即可自动新建一个Word文档,显示该PPT文件中的所有文字。

ps:

第四种慎用,百度上很多所谓的那个软件都是有病毒的,毒性不小,一般的杀毒软件查不出~~

PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多,但倘若要从里面提取些资料,实在是麻烦的可以。

二把PDF转换成Word的方法

Adobe Acrobat 7.0 Professional 是编辑PDF的软件。

用Adobe Acrobat 7.0 Professional 打开他另存为WORD试试看。

或者用ScanSoft PDF Converte,安装完成后不须任何设置,它会自动整合到Word中。当我们在Word中点击“打开”菜单时,在“打开”对话框的“文件类型”下拉菜单中可以看到“PDF”选项,这就意味着我们可以用Word直接打开PDF文档了!

【【淘密令】】的工作原理其实很简单,它先捕获PDF文档中的信息,分离文字、图片、表格和卷,再将它们统一成Word格式。由于Word在打开 PDF文档时,会将PDF格式转换成DOC格式,因此打开速度会较一般的文件慢。打开时会显示PDF

Converter转换进度。转换完毕后可以看到,文档中的文字格式、版面设计保持了原汁原味,没有发生任何变化,表格和图片也完整地保存下来了,可以轻松进行编辑。

除了能够在Word中直接打开PDF文档外,右击PDF文档,在弹出菜单中选择“Open PDF

in Word”命令也可打开该文件。另外,它还会在Outlook中加入一个工具按钮,如果收到的电子邮件附件中有PDF文档,就可以直接点击该按钮将它转换成Word文件。 有时我们在网上搜索到PDF格式的文件,同样可以通过右键菜单的相关命令直接在Word中打开它。

三、Word转换成PPT的方法

我们通常用Word来录入、编辑、打印材料,而有时需要将已经编辑、打印好的材料,做成【【淘密令】】演示文稿,以供演示、讲座使用。如果在【【淘密令】】中重新录入,既麻烦又浪费时间。如果在两者之间,通过一块块地复制、粘贴,一张张地制成幻灯片,也比较费事。其实,我们可以利用【【淘密令】】的大纲视图快速完成转换。

首先,打开Word文档,全部选中,执行“复制”命令。然后,启动【【淘密令】】,如果是Word 2002版,选择“普通”视图,单击“大纲”标签(如图1);如果没有“大纲”和“幻灯片”选项卡,显示的方法是在“视图”菜单上,单击“普通(恢复窗格)”或在窗口的左下角,单击〔普通视图(恢复窗格)〕按钮;如果是Word 97/2000版,可直接选择“大纲”视图,将光标定位到第一张幻灯片处,执行“粘贴”命令,则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着,可根据需要进行文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处,直接按回车键,即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行,按〔Shift+Enter〕。经过调整,很快就可以完成多张幻灯片的制作(如图2)。最后,还可以使用“大纲”工具栏,利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。

反之,如果是将【【淘密令】】演示文稿转换成Word文档,同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处,按〔BackSpace〕(退格键),重复多次,将所有的幻灯片合并为一张,然后全部选中,通过复制、粘贴到Word中即可。

四将PDF转换成TXT的方法

方法一: 用以上方法将PDF转DOC,再用WORD将DOC转TXT

方法二:用PDF2TXT 3.1汉化版

PDF2TXT 3.1汉化版可以快速把.pdf文件转换为.txt或.htm(.html)文件的小工具.操作简单,快捷注:Adobe Acrobat Reader6.0以上版本可以直接把PDF文件另存为txt文件。

五、PDF转BMP

方法一:用PDFTOOLS

PDF是Adobe公司开发的作为全世界可移植电子文档的通用格式,它能够正确保存源文件的字体、格式、颜色和图片,使文件的交流可以轻易跨越应用程序和系统平台的限制。但是,一些文档的特殊操作(如提取PDF文档中的一段文字或图片)对于一般用户来说,不是那么容易上手的。不过现在有了PDFTools这款神奇工具后,你就可以轻松地把PDF文档的内容转换成HTM、TXT和BMP这三种常用的文件格式。

为了PDFTools能更好地为我们服务,我们首先得对它进行一番设置。在主界面中点击菜单“文件→设置”或直接按“Ctrl+D”组合键调出设置对话框。在“常规设置”标签页中设置页面的转换范围,默认为全部转换,你可以点击下拉按钮,选择“选择指定页”后,输入转换的起始页和停止页。未注册版本只能转换PDF文档的前五页内容。

“输出设置”框的内容是设置输入图片的像素和JPEG图片质量。选中“转换后浏览”的复选框,那么当文档转换完成后,程序就会调出对应程序打开转换后的文件。“PDF2HTM”标签页只有一“使用完全处理模式”复选框,依实际情况决定。

六PDF转HTM 的方法 HTM是网页的通用格式,但PDFTools转换HTM文件后,所形成的HTM文件并不包含有PDF文档中的文字,而是将PDF文档的内容转换成JPG图像文件,然后再用HTML语言将图片嵌入到网页中。生成的HTM文件是一个框架网页,即左边是各页面的链接窗口,右边的内容就是JPG图片了。如果你用的是IE6的话,当鼠标移到右边窗口后,就会浮出一排快捷工具栏。

首先选择菜单“工具→PDF转HTM”,使其转为HTM模式。接着打开文件有多种操作方式:通过菜单“文件→打开”直接按“Ctrl+F”键后调出打开对话框选择文件,或者直接把待转换的PDF文档拖到PDFTools主界面中,软件马上开始转换。转换后的文件是保存在源文件中,而且还有相应名称的子文件夹,里面就是一些JPG图片和其它资源。最后弹出一个提示窗口,点击“确定”即可。

如何用Word编辑参考文献

每个需要写毕业论文的朋友都会发现,修改文献是一件非常痛苦的事情,虽然现在也有很多软件可以编排参考文献,其实word本身就可以。

采用合适的编辑方法会方便地做到整齐,规范,自动排序和交叉引用。

1.以尾注的方式插入第一个参考文献。

将光标定位于word文档中将要插入参考文献的位置,按“插入/引用/脚注和尾注”。出现一菜单,选择“尾注”,“文档结尾”,编号格式为“1,2,3”。按“插入”按钮。

2.按要求的格式输入参考文献内容。

这时你会发现文本中的序号“1”字是上标格式的,这是你所希望的。但尾注中的“1”也是上标格式的,这不是你希望的。其余的格式也不合你愿,别急。用鼠标在最左侧处选中尾注中的序号“1”,按快捷键“ctrl+shift+=”就可以使序号不再是上标,或用鼠标右击,出现一菜单,选择“字体”,在第二张菜单中去掉“效果”栏中“上标”前面的“√”。

3.说明:

序号周围有似隐似现的框,这表示所插入手稿的尾注是一种“域”,不必理会它。

插入第二个尾注的方法是同样的。Word会根据所在位置的前后自动排序。

在第一个参考文献的前面有一条横线,你会发现无法删除。它叫“尾注分隔符”。

4. 去除“尾注分隔符”

我们一般的编辑界面叫“页面视图” ,选择“视图/普通”进入普通视图。

按“视图/脚注”,此时编辑界面分为两个部分,下面的编辑框是尾注编辑框。

选择尾注编辑框中的“尾注”下拉框,选择“尾注分隔符”,出现一条横线,选择该横线,删除它,再选择“尾注延续分隔符”,也会出现一条横线(这是尾注分页时会出现的很长的横线),选择该横线,删除它。关闭后,再按“视图/页面”切换回来。

5. 交叉引用

当你在文档中第N(N>=2)次引用前面文档曾经引用过的文献时,这时宜采用“交叉引用”。方法:按“插入/引用/交叉引用”,出现一菜单,在引用类型中选择“尾注”,引用内容为“尾注编号”,这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注,选择你需要的,按“插入”按钮即完成交叉引用了。

(注:若你后来又在前面的文档中插入新的尾注,这时后继的尾注会自动更新编号,但交叉引用不会自动更新。怎么办?按“ctrl+A”选择所有内容后,按“F9”键就可以完成手动更新。)

1、两栏文档的页码插入

2、另有妙用的Ctrl+Z

3、将样式传给其他文档

4、巧用Alt键实现图片的精确定位

5、去除Word页眉下横线

6、设置上下标注

7、选择合适的粘贴格式

8、斜线表头的处理

9、自动标注汉字拼音

1、两栏文档的页码插入

大家是否注意到,在Word中将文档分成两栏,然后再插入页码时,每页两栏只有一个页码。然而,在实际应用中,我们需要两栏各有一个页码,例如在打试卷、文件等时,一般都是将纸张大小设置成8开纸,然后在文档中分成两栏,我们要求左右两栏各有一个页码,而且页码是连续的,那么用传统的调入页码方法将不能实现。其实,Word可以自动在两栏中都插入页码。

(1) 将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式”―>“分栏”,在弹出的对话框中如果显示的不是一栏,那么把它设置成一栏。

(2) 接下来进行页面设置。选择“文件”―>“页面设置”,将纸张大小设置成所希望的大小,例如8开纸设置成:宽38cm,高26.5cm,然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签,将上、下、左、右各自设置好,在将“拼页”选中。

(3) 选择“插入”―>“页码”,在“页码”对话框中设置好页码的“位置”―>“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮,设置好“数字格式”和“起始页码”,两次点击“确定”按钮,即可。

2、另有妙用的Ctrl+Z

大家都知道,Ctrl+Z的作用是撤销上一个操作,能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作,或是恢复到以前的某一步。但你知道吗,Ctrl+Z还有特殊的作用:

先举个例子,在没有改变Word缺省设置的情况下,Word会自主的加入项目编号,比如在空行中输入:“1、Word写论文”,系统会自动加功能其变为项目编号的形式,回车后,在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace健,可以删除第二段中的项目编号,并不能消除第一段中的项目编号形式,也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了,不可选。这时,Ctrl+Z就发挥作用了。在输入“1、Word写论文”敲回车后,顺手按一下Ctrl+Z,一切都OK了,第一行还是原来的样子,一点都没变。

原因:Word有“自动更正”的功能,可以按照一些约定俗成的规矩将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、Word写论文”并敲回车后,Word做了两件事,显示换到下一行,然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z,刚好取消了第二个操作,就像什么事都没发生过一样,“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改。

3、将样式传给其他文档

便写论文时,一般都会按照学校或导师的要求,创建几种样式。如果想在其他文档中也使用这几个样式,可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档,选择“格式”菜单中的“样式”命令,在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中,打开的文档中的一列样式会显示在左边,模板中的样式显示在右边。选择左边的样式,单击“复制”按钮,就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次就可以从文档中使用这些格式了。

4、巧用Alt键实现图片的精确定位

在Word文档中放置图片,它会自动也一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后,会发现位置往往不太如人意。如果需要精确的控制图片的放置位置,可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置,这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的,从而达到精确定位图片对象的目的。

(1)无尾注的参考文献的排序

snowyzlj介绍了如何使用尾注编排论文的参考文献,虫友们非常欢迎。我再介绍一个没有使用尾注的普通格式的参考文献如何排序的问题。

1、将预排序的参考文献全选,复制

2、新建文档,粘 贴,全选,表格菜单下拉后转换中选“将文本转换成表格”

3、表格菜单中选排序

4、再次将表格转换成文本,全选,复制,回原文档粘贴,ok

(2)如何自动生成英文目录

用word写学位论文可以自动生成中文目录(当然是指中文文档),但不会自动生成英文目录,虫们只好手工一条一条敲入,格式也不统一,很痛苦吧,这里给各位介绍一个word自动生成英文目录的方法,请各位尝试,别忘了回帖啊。

1、中文目录生成无误后,将论文取名另存一个新名。

2、在新文档中将文档中的1、2、3级标题统统改为翻译好的英文标题。

3、在生成好的中文目录上点击右键,选更新域,选全部内容更新。

4、复制新生成的目录,回原文档中转贴到合适的位置。

附带介绍一下如何自动生成目录?

1、首先保证你的论文各级标题都正确使用了样式格式(如“前言”为一级标题,选中后在“样式”窗口内选择“标题1”,“方法”为二级标题,选择“标题2”)。

2、使用“插入”菜单中的“引用”之“索引和目录”,选择“目录”,取消“使用链接而不使用页码”,选中“显示页码”和“页码右对齐”,选择合适的“制表符前导符”,选择预显示的目录级别,在“修改”中选择目录中的字体和字号,确定后即可生成目录。

3、每次变更内容引起页码变化,可以直接在目录上点右键,选更新域,选“更新页码”。若标题有变化,选“更新内容”。

4、如果生成的目录有很多非标题的内容,可以选择这些内容,在“样式”窗口内选择“清除格式”。

5、生成目录前,使用“视图”中的“文档结构图”,在文档的左侧会显示你的文档的大纲结构,所有带格式的标题应该完整地显示,而且与目录的三级标题一致。只有文档结构图完全理想无误,才可以生成目录。文档结构图还可以用来迅速定位编辑部位,使用十分方便。

(3)巧用自动更正

写论文时,常常用到英文大小写转换,十分不便。使用自动更正可以轻易解决这个问题。

1、菜单“工具”栏点击“自动更正选项”。

2、选中“键入时自动替换”

3、在“替换”栏内键入全部为小写的英文,如“cdna”

4、在“替换为”栏内键入正确的大小写的英文, 如“cDNA”。

5、 确定,ok

如此可以非常方便地始终使用小写英文,word自动将其转换成正确格式。可以如此使用的有:RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA等等。

(4)-给图表加上自动排序的题注,这样再改变图表位置或增删图表时就不必挨个修改图表顺序了,特别是文档中引用图或表时,要逐一更改序号是很麻烦的事。

1、选中图或表,点击右键,选题注

2、“标签”栏内若没有“表”和“图”标签(通常没有,只有“图表”标签),点击“新建标签”按钮,输入“表”或“图”。

3、“位置”内,如果是表,选“在所选项目上方”,若是图,选“在所选项目下方”。 4、点击“编号”按钮,选择“1、2、3……”格式,选中“包含章节”。

5、确定后,在图的下方或表的上方出现“图?―?”或“表?-?”,在其后可以输入标题内容。标题的字体、字号和与图表的间距,可以在样式中加以限定。

6、论文中引用到某图或表时,可以在引用处插入“交叉引用”,即“插入菜单”-“引用”-“交叉引用”,在对话框中"引用类型”选“图”或“表”,然后在“引用内容”中选“只有标签和编号”,选或不选“插入为超链接”,在“引用哪一个题注”框内选中你要引用的图或表即可。记住论文更改后全选,点右键,选“更新域”,即可全部更新序号。

7、英文题注可以使用“交叉引用”的方法,然后手工将“表”替换为“table","图”替换为“Fig." 。

8、当然,“交叉引用”还可以用在“标题”、“尾注”、“公式”和“编号项”等内容上,使得“见第几章”“见***公式”等引用项都可以自动更新

用Word编辑论文的几个建议

由于各方面的原因,大家主要还是用Microsoft word (以下简称Word)编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足,但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能,可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下,抛块砖。

原则: 内容与表现分离

一篇论文应该包括两个层次的含义:内容与表现,前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前,作者只需关心文章的内容,文章表现则由出版社的排版工人完成,当然他们之间会有一定交互。word 倡导一种所见即所得(WYSIWYG)的方式,将编辑和排版集成在一起,使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用WYSIWYG,将内容与表现混杂在一起,花费了大量的时间在人工排版上,然而效率和效果都很差。

本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容,所有与内容无关的排版工作都交给 word 去完成,作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 word。因为word不仅仅是一个编辑器,还是一个排版软件,不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。

1. 一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会,如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引。

2. 一定不要自己敲编号,一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号,一定要小心,这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注来完成,但我另有建议,见5。

3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。同理,一定不要敲回车来调整段落的间距。

4. 绘图。统计图建议使用Execel生成,框图和流程图建议使用Visio画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以试试SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。如果使用Word的绘图工具绘图,最好以插入Word图片的方式,并适当使用组合。

5. 编辑数学公式建议使用 MathType5.0,其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装MathType后,word会增加一个菜单项,其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐,还可以自动更新编号。word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。

6. 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献,已经太迟了,但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的,而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能,用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager,它与Word集成得非常好,提供即写即引用(Cite while you write,简称Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记,它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说,本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用,从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和Bi blioscape。Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式,但功能没有Reference Manager强大。可惜这两个软件都不支持中文,据说Biblioscape对中文支持的很好,我没有用过,就不加评论了。

7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插入分节符,并设置当前节的格式与上一节不同。

上述7点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作,一定要停下来学一下Word的帮助,因为word 早已提供了足够强大的功能。

我不怀疑Word的功能,但不相信其可靠性和稳定性,经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯,这些情况也可以尽量避免,即使遇上,也可以将损失降低到最低限度。建议如下:

8.使用子文档。学位论文至少要几十页,且包括大量的图片、公式、表格,比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需要很长的时间,且不保险。建议论文的每一章保存到桓鲎游牡担谥骺匚牡抵猩柚醚健U庋扛鑫募耍嗉俣瓤欤揖退阄牡邓鸹担仓挥幸徽碌乃鹗恢劣谌裁稹=ㄒ橄冉ㄖ骺匚牡担又骺匚牡抵写唇ㄗ游牡担鋈烁芯醣认刃醋游牡翟俨迦氲街骺匚牡狄谩?

9.及时保存,设置自动保存,还有一有空就ctrl+s。

10.多做备份,不但word不可靠,windows也不可靠,每天的工作都要有备份才好。注意分清版本,不要搞混了。Word提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文件里,并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了,而且一