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2023年6月27日发(作者：)

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文档大师个人知识管理软件帮助手册

版本记录

序号

版本控制

V1.2

V2.3

版本时间

2012年11月02日

2013年06月04日

2014年12月24日

2015年04月14日

2015年04月17日

2015年05月04日

主要内容

V2013版的变更修订

V【【QQ微信】】版的变更修订

针式PKM改名为文档大师

V【【QQ微信】】版6142的变更修订

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搭建了一个高度个性化的知识库，它起到的作用犹如你的"第二大脑"。

为啥强调"高度个性化"这个定语？

对于个人用的知识库，个性化的程度越高，对你本人的价值也越高。

道理其实很简单：

你的个人的知识库，无论如何都不可能比 Google 缓存的网页更丰富。

但是 Google 缓存的网页是面向所有人，

而你自己整理的知识库是面向你个人的。

所以在"针对性"和"信噪比"两方面，

你的个人知识库会远远好于 Google 的搜索结果

----program-think 编程随想

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建议用“文档结构图“阅读此文档，以方便快速导航到相关内容。

本文档主要内容：

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1 知识体系

1.1 文档大师知识库的基本工作原理

a. 将分散的文档收集到知识库的统一文件夹下存储，

提供更适合个人知识管理的知识体系来归类文档。

b. 以知识库为单位，提供搜索、备份、迁移等功能

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1.2 内置分类有哪些？有什么用？

1.3 不用数字，怎样设置分类的上下显示顺序？

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1.4 如何快速移动分类的位置？

1.5 文档大师的分类有什么特点？

1.5.1 分类

“知识体系”由分类构成，分类相当于资源管理器中的“文件夹”。

1.5.2 特点

1.5.2.1 多维分类

可以为一个文件指定多个存放的分类，而实际只存储一份真实的文件

1.5.2.2 可以随时修改分类名称

修改分类的名称，不受文件是否打开的影响。这点和资源管理器不同。

好处：可以根据灵感随时修改知识体系====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

1.5.2.3 收集箱

可以不指定分类，就能存储，统一归集到“收集箱”的系统分类中，

通过搜索文件名、近三天等其它方式找到。

1.6 怎样为分类快速设置图标、字体颜色？

1.7 含子文件夹文件是什么意思？

勾选时：点“总结与计划”分类会显示173个文档，即包括了放在子分类“经验教训”等的文档

未勾选时：只显示指定为当前分类的文档，而不包括子分类的文档。

这个功能，目前在Windows中是没有对应的功能。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

1.8 如何使用定位分类功能？

1.9 为什么文件不能链接到知识库而用复制方式？

为将来考虑：将文件复制一份到知识库所在的文件夹，这样就可以随时将整个知识库，无损失的移动其它电脑，就能正常使用；

另外，可以方便整体备份。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

备份非常重要！整理得越好的知识库对你越有价值。

2 文档

2.1 如何使用 Word 保存网页？

步骤：选择内容?复制?按快捷键?修改标题、链接等?打开或不打开

2.1.1 步骤一：选择内容

在一画面内可见的内容====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

当要收集的内容超出一屏幕时：

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2.1.2 步骤二：复制内容

在蓝色区域按右键，或按下：Ctrl+C

2.1.3 步骤三：按下快捷键

同时按下：Ctrl+Shift+C，或在浮窗上按一下右键。

此时，文档大师开始进行收集，浮窗会显示红点

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2.1.4 步骤四：修改标题等相关信息

2.1.5 为什么我不能用Word收集网页？

a. 检查安装的MS Word是完整版还是非微软的简装版，

需要使用微软提供的标准安装包安装Word才能收集网页。

b. 如果是简装版，请卸载后重新安装完整版的Word

支持WPS Word 2013。

收集已有文档：

2.2 如何导入一个文件夹中的文件？

2.2.1 单击“导入文件…”命令

在知识体系中按右键，在右键菜单中选取“导入文件…“====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

2.2.2 导入向导

在如下的画面中，点“下一步“====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

2.2.3 选择要导入的文件夹

同时选择要导入的文件类型。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

*导入全部类型：

勾选状态下，则导入除“不可阅读的文件类型“框中设置的类型以外的其它类型，不受”仅导入下述的文件类型“框中设置的类型限制

未勾选状态下，则导入”仅导入下述的文件类型“框中设置的类型

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2.2.4 要放在知识库中的哪个分类下

选取“知识库根分类“表示导入的文件夹放在”知识体系的第一层分类中“====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

2.2.5 预览导入后分类的显示层次结构

如果发现放错，可以点“上一步“，重新选择。

上图表示：选择了“知识库根分类“，则导入的”My Document”文件夹会作为知识体系的第一层分类====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

2.2.6 正式导入文件夹和文件

2.3 如何使用“拖动方式”收集文件和文件夹？

此种方式，可以同时导入选择的文件和文件夹。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

按上述操作后，将弹出下图来指定要存放的分类：

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2.4 文件夹有新增文件时如何提醒我收集到知识库中？

这种方法常用来从网络下载文件，下载完成后弹出提醒，以便养成及时收集习惯。

2.4.1 设置要监控的文件夹

一般为下载文件保存的临时文件夹

2.4.2 文件监控列表

有监控到文档新增，会自动弹出文件监控列表画面====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

用模板新建：====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

2.5 如何用模板新建文档？

2.5.1 有哪些内置的文档模板？

主要有： Word文档.doc、行动后反思(AAR).html、文本文件.txt等模板，不能修改名称，这几个和快捷键对应。

注意：自带的文档模板的内容可以修改的，文件名不要修改即可

2.5.2 如何创建自己的文档模板？

进入“文档模板文件夹”，直接将文件模板放在此文件夹；然后重新打开文档大师；接着，通过F2快速键，就可以使用自己的文档模板。

注意：如果新增的是HTML网页模板，需要以”.html”作为文档后缀，而不能使用“.htm”。具体可以看“”这个模板示例。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

文档属性：

2.6 文件名(标题)如何优化？

除了能让自己一目了然想起文档的内容，还要考虑下述以方便搜索：

a. 尽量你已经熟记的关键字，这样容易回想起来进行搜索；

b. 最好包括作者相关信息等====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

2.7 文档集如何增加多个附件？

2.7.1 方法1：点“增加附件”按钮

以文档集方式打开文档，点“增加附件”按钮。

如下图：

此时，可以使用“文档模板夹”中的模板进行新增文件，注意是新增；而其它文件夹将采用====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

“导入”即复制一份到知识库的方式。

2.7.2 方法2：拖动方法

从资源管理器，直接拖动文件到附件栏或标题栏上。

2.8 如何为文档集设置多维分类(存放多个分类中)?

2.8.1 方法一：在文档集编辑画面的分类栏进行修改

如下图：====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

2.8.2 方法二：使用“批量修改分类”

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2.9 如何为文档集增加多个标签？

2.9.1 在文档集编辑画面的标签栏直接输入

2.9.2 也可以点一下“标签”，从标签列表中选取

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3 搜索

3.1 搜索文件名(标题)和E【【微信】】一样快吗？

是的，按标题搜索是：实时、瞬间完成的

3.2 搜索时能指定只搜索哪些分类吗？

可以，勾选 “指定分类”框，即可来搜索指定分类下的文档。

如果“指定分类”被选中，则搜索结果要符合下述条件：

a. 包含有搜索关键字的文档

b. 并且这些文档在选中的分类及其子分类下====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

*指定分类有打勾，称为：“指定分类”被选中

3.3 “按分类搜索”和“指定分类“有区别吗？

不仅仅是区别，两者完全不同的意思。

按分类搜索，是指搜索文档的分类名称具有搜索关键字，

而“按定分类“是限定搜索文件在哪些分类及其子分类中。

“按分类搜索”是指搜索对象下拉框中选取“分类”。如下图

3.3.1 “指定分类”未勾选的情况下

搜索结果要符合下述条件：

文档的分类名称中，包含有搜索关键字。

例：一个文档A，它放在分类“个人知识管理”下，====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

则搜索“个人知识管理”，将找到这个文档。

3.3.2 “指定分类”勾选的情况下

搜索结果要符合下述条件：

a. 文档的分类名称中，包含有搜索关键字。

b. 并且这些文档在选中的分类及其子分类下

3.4 “按标签搜索”指什么？

是指搜索文档的标签名称具有搜索关键字

“按标签搜索”是指搜索对象下拉框中选取“标签”。如下图

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3.4.1 在“指定分类”未勾选的情况下

搜索结果要符合下述条件：

文档的标签名称中，包含有搜索关键字。

例：一个文档A，它放在标签“阿里巴巴”下，

则搜索“阿里”，将找到这个文档。

3.4.2 在“指定分类”勾选的情况下

搜索结果要符合下述条件：

a. 文档的标签名称中，包含有搜索关键字。

b. 并且这些文档在选中的分类及其子分类下

3.5 为什么有时会显示百度搜索提示？

如果当前不能联网等一些其它情况，则可能不会显示此画面。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

3.6 日期视图有什么用？

可以快速查找一定日期范围内的创建、编辑或阅读的文档。

3.7 如何新建或修改公式？

公式可以实现复杂的组合搜索，具体可以先学习、分析一下软件内置的公式是怎样写的。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

3.7.1 进入公式编辑画面的操作步骤

3.7.2 如何修改公式

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如上图：

在可用的字段列表中双击“收集日期”，然后输入 between and [-7] and [1天] 。这一种SQL语言，针式PKM对常量作了特殊解释。

V【【QQ微信】】版起，增加分类、标签的范围条件。

建议要试着看明白软件内置的公式含义，再试着修改。

或到网站搜索更多公式的示例。

3.7.3 公式编写在线帮助文档

网址：x

3.8 支持哪些文档格式的全文搜索？

支持Word、PPT、Excel、PDF、文本文件、网页等200多种文档格式；

4 显示

4.1 预览方式有哪些？各有什么作用？

4.1.1 原文预览

例Word文档用Word软件嵌入式打开显示，可以编辑保存====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

4.1.2 文本快照预览

是一个文档的全文搜索的索引内容，如果显示空白，表示该文档无法通过全文搜索找到。

4.1.3 快速预览

显示速度快，只能预览不能编辑。

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4.2 如何改变文档列表中的显示字段和顺序呢？

只有进入“文档列表字段设置”画面，显示顺序、显示名称等才能修改和保存，

列的显示宽度可以随时变更。

要改变列的位置(顺序)的操作步骤：====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

4.2.1 打开文档列表的列选择画面

4.2.2 拖动列到想要的位置后放开

按住列的标题进行拖动====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

4.2.3 保存

点“保存“，则目前显示的字段布局将只作用于当前分类及其子分类；

保存为“缺省“的列表字段，将作用未明确设置显示的字段布局的其它分类。

4.2.4 关闭文档列表列选择画面

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4.3 如何在文档列表中选取文档？

选择文档是删除、移动到其它分类等操作的基本操作。

4.4 中转站有什么用途？

用来复制文档到其它分类、或作为其它文档的附件的暂缓区，这样可以灵活选择多个文档再进行粘贴操作。

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4.5 如何导出文件？

可以按分类的层次结构完整导出知识库到Windows文件夹。

不用文档大师时，可以按文档大师的分类的层次结构，完整导出到Windows分类。这个功能任何时候都可以用。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

4.6 菜单“视图?选项…”有哪些功能？

4.6.1 如何修改文档列表显示的字体、网络线呢？

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4.6.2 和文档集编辑画面有哪些相关选项

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4.6.3 还有哪些比较重要的选项

5 学习

5.1 什么叫问答学习？

将要熟记的内容用：问题(Q)和答案(A)的形式来表现；然后通过问答晚自习，看到问题后根据记忆的程度给出“知道答案”和“不知道答案”地选择，记得准的以后出现的机率小，记得不牢的以后经常出现。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

5.2 如何进行问答复习？

5.3 提醒功能有什么用？

提醒功能可以作为简单的GTD，提醒自己对文档进一步的处理，如阅读、复习等；提醒可以按日、周、月、年等的周期方式。====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

5.4 阅读进度和回顾周期有什么用？

5.4.1 阅读进度

用于设置复习进度，以方便在“公式”视图中，根据遗忘曲线等规律设置符合个人需求的学习列表，然后根据学习列表就能更有效地实现将知识内化到头脑的目的

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5.4.2 回顾周期

方便在“公式”视图中，通过设置公式，周期性地对一些文档进行学习

5.4.3 阅读进度和回顾周期的区别

两者可以分开使用，也可搭配使用。

具体可以阅读下述文章进一步了解：

《如何运用PKM做知识的内化V1.3_懒猫(文档大师资深用户)》

6 知识库

6.1 如何新建知识库？

可以在任意位置新建知识库，达到文档大师程序和知识库分开的目的，

也方便于手工升级文档大师程序操作====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

6.2 知识库容量即大小有受限制吗？

理论上不限制容量，仅受限于知识库所在的硬盘分区的大小。

已知测试过的知识库容量105G，约，能正常使用。

。

6.3 文档很多后文档大师的性能会不会下降？

标题搜索、日期范围、标签搜索等搜索几乎不受影响，都是瞬间完成；

全文搜索会随着文档数量地增加而有所下降。

6.4 怎样打开本机电脑上的知识库？

文档大师支持在一台电脑上创建多个知识库。

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6.5 怎样将知识库共享为部门知识库？

步骤：

6.5.1.1 设置知识库的共享信息

*设置部门知识库访问的IP地址，有多网址的电脑要特别注意

6.5.1.2 开启部门知识库服务器程序

点“创建打开服务器的桌面快捷方式“，然后在桌面双击此快捷方式。

更多内容：====Word行业资料分享--可编辑版本--双击可删====

部门知识库功能使用帮助

6.6 怎样打开部门知识库？

部门知识库可以用于共享知识库，用部门知识库方式打开，一般情况是只读，不能修改知识库的内容。

如可以用来共享公司的规章制度，方便员工深入的分析学习，因为制度只有被了解，才能更好的发挥它的作用等。

6.7 如何备份知识库？

请充分认识备份的重要性！

1. 文档大师的自动备份时机：仅在关闭文档大师时，才会（提醒）开始备份

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